Sozialversicherungsrechtliche Behandlung von pauschal versteuertem Arbeitslohn: Beitragsfreiheit nur bei rechtzeitiger Pauschalversteuerung – Handlungsbedarf bis zum 28.02.
Die sozialversicherungsrechtliche Behandlung von pauschal versteuertem Arbeitslohn ist ein wichtiges Thema für Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern zusätzliche Leistungen steuer- und abgabenoptimiert gewähren möchten. Ausgewählte Sachzuwendungen, für die das Einkommensteuergesetz die Möglichkeit der Pauschalversteuerung bietet, können nur unter bestimmten Bedingungen von der Sozialversicherungspflicht befreit werden, was sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer von Vorteil ist. In diesem Beitrag erfahren Sie, was bei der Pauschalversteuerung zu beachten ist und welche Fristen eingehalten werden müssen.
Grundlagen der Pauschalversteuerung
Neben dem laufenden Gehalt gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitern häufig auch Sachzuwendungen, die als geldwerte Vorteile zu versteuern sind (z. B. Betriebsveranstaltungen, bei Überschreitung des Freibetrages nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 EStG, Geschenke). Diese können unter bestimmten Voraussetzungen pauschal versteuert werden, sofern diese nicht steuerfrei sind. Die relevanten steuerlichen Regelungen hierzu befinden sich vor allem in § 37 b EStG und § 40 Abs. 2 EStG. Bei Anwendung dieser Regelungen übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal und der Arbeitnehmer muss keine zusätzlichen Steuern auf diese Leistungen zahlen. Ein wesentlicher Vorteil der Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG ist, dass diese Zuwendungen in der Regel nicht dem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt zugerechnet werden (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV), sofern die Pauschalversteuerung korrekt durchgeführt wird. Unter § 40 Abs. 2 EStG fällt zum Beispiel die Gestellung von arbeitstäglichen Mahlzeiten, die Durchführung von Betriebsveranstaltungen, Vergütungen von Verpflegungsmehraufwendungen und die Übereignung eines betrieblichen Fahrrads.
Geschenke / Sachzuwendungen an Mitarbeiter, die nicht nach § 40 Abs. 2 EStG, sondern nach § 37b Abs. 2 EStG pauschalversteuert werden, sind in der Sozialversicherung stets beitragspflichtig (Beispiel: Weihnachtsgeschenke über € 50,00).
Fristen für die Pauschalversteuerung
Bislang wurde die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung in der Praxis zumeist lediglich an die Anwendung der lohnsteuerlichen Pauschalierung geknüpft. Eine zeitliche Komponente gab es in der Vergangenheit in der Regel nicht bzw. wurde diese zumeist vernachlässigt. Hierdurch ist die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung beispielweise auch noch eingetreten, wenn die Pauschalierung im Rahmen einer im Regelfall Jahre später erfolgenden Lohnsteuer-Außenprüfung angewendet wurde.
Durch ein Urteil des Bundessozialgerichtes vom 23.04.2024 wurde allerdings bestätigt, dass für die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung die rechtzeitige Pauschalversteuerung der Zuwendungen entscheidend ist. Hierdurch hat auch die rechtzeitige Anwendung der Pauschalierung in der Praxis eine höhere Bedeutung erlangt. Die Pauschalversteuerung muss grundsätzlich mit der Entgeltabrechnung im jeweiligen Abrechnungszeitraum, spätestens aber bis zum 28./29. Februar des Folgejahres erfolgen. Letzterer Zeitpunkt ist zugleich der Stichtag zur Ausstellung der endgültigen Lohnsteuerbescheinigungen.
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Auswirkungen einer verspäteten Pauschalversteuerung
Nach dem o. g. Stichtag ist eine nachträgliche Pauschalversteuerung zwar lohnsteuerlich unter bestimmten Voraussetzungen noch möglich, sie führt allerdings nicht mehr zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Die Zuwendungen sind somit sozialversicherungspflichtig. Dies bedeutet, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer die entsprechenden Beiträge zur Sozialversicherung entrichten müssen. Eine nachträgliche Änderung der steuerlichen Behandlung führt auch nicht zu einer Erstattung bereits gezahlter Sozialversicherungsbeiträge.
Das Urteil des Bundessozialgerichtes bestätigt somit auch nochmals, dass für Feststellungen im Rahmen einer Außenprüfung, für die die lohnsteuerliche Pauschalversteuerung weiterhin angewendet werden kann, die Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung nicht mehr greift und die Zuwendungen somit als sozialversicherungspflichtiges Entgelt behandelt werden müssen. Dementsprechend kommt der frühzeitigen Identifikation von relevanten Sachzuwendungen eine große Bedeutung zu.
Praxishinweise für Arbeitgeber:
- Rechtzeitige Planung: Überprüfen Sie regelmäßig alle Arbeitsentgeltkomponenten, um sicherzustellen, dass die Pauschalversteuerung rechtzeitig vorgenommen wird. Diese hat grundsätzlich im Rahmen der jeweiligen Lohnabrechnung und spätestens bis zum 28./29. Februar des Folgejahres zu erfolgen.
- Dokumentation: Führen Sie eine genaue Dokumentation aller Schritte der Pauschalversteuerung und der Einhaltung der Fristen, um bei einer Prüfung durch die Sozialversicherungsträger vorbereitet zu sein. In den Entgeltunterlagen sind hierfür die Unterlagen zum Sachbezug aufzubewahren.
- Beratung frühzeitig in Anspruch nehmen: Kontaktieren Sie uns bei Unsicherheiten frühzeitig, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen fristgerecht erfüllt werden.
Prüfen Sie kurzfristig alle relevanten Sachzuwendungen des Jahres 2024 an Ihre Arbeitnehmer! Die rechtzeitige Pauschalversteuerung kann zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung führen und reduziert hierdurch die Sozialabgaben unmittelbar. Nutzen Sie die verbleibende Zeit bis zum 28. Februar, um alle notwendigen Schritte zu unternehmen und die Vorteile der Pauschalversteuerung voll auszuschöpfen.
Sollten Sie Fragen zu diesem Thema haben, melden Sie sich gerne bei uns. Wir unterstützen Sie gerne.
