E-Rechnung im Fokus: Warum PV-Anlagen-Betreiber, Vermieter, Ärzte und Kleinunternehmer jetzt handeln müssen
Ab 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen in Deutschland verpflichtend. Den gesetzlichen Rahmen bildet das Wachstumschancengesetz, durch das sowohl die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert als auch Umsatzsteuerbetrug verhindert werden soll, indem zukünftig Rechnungsdaten über E-Rechnungs-Plattformen ausgetauscht werden. Betroffen sind davon auch u.a. private PV-Anlagen-Betreiber, Vermieter oder Ärzte, sie gelten ebenfalls als Unternehmer. Mit der Quadrilog Beratergruppe und unserem Q-Hub an Ihrer Seite bereiten wir Sie optimal auf diesen Umstieg vor. In diesem Artikel erfahren Sie alles Wichtige zur Einführung der E-Rechnung, inklusive Zeitplan, Ausnahmen und technische Voraussetzungen.
Was ist eine E-Rechnung?
Die E-Rechnung wird in Zukunft die Papier- oder PDF-Rechnung ersetzen und ist ein digitales Dokument, das alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten elektronischen Format enthält und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Von Unternehmen wird voraussichtlich am häufigsten das ZUGFeRD-Format verwendet. Das ist eine strukturierte XML-Datei, die an einem lesbaren PDF-Format angehängt wird. Dagegen ist die von öffentlichen Unternehmen verwendete X-Rechnung nur maschinell lesbar und hat keinen Sichtbeleg. Diese Formate entsprechen der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen Unternehmen eine automatisierte und effiziente Verarbeitung.
Nicht zu den E-Rechnungen gehören z.B. PDF-Dokumente, die per E-Mail versendet werden, sie werden zukünftig als "sonstige Rechnungen" bezeichnet.
Zeitplan für die Einführung
Was bedeutet das für Sie?
Da der umsatzsteuerliche Unternehmerbegriff hier maßgeblich ist, gelten Sie z.B. als Betreiber einer Photovoltaikanlage auf dem Dach Ihres Hauses oder Ihrer Wohnung, als Arzt oder Vermieter - selbst bei nur privater Wohnungsvermietung - als Unternehmer und unterliegen grundsätzlich den neuen gesetzlichen Regelungen.
Allerdings könnten Sie evtl. erleichternde Ausnahmen in Anspruch nehmen. Zu unterscheiden ist dabei zwischen dem Ausstellen und dem Empfang von E-Rechnungen.
Erleichterungen beim Ausstellen von Rechnungen
Die Pflicht zur Erteilung einer E-Rechnung gilt nur bei umsatzsteuerlicher Rechnungspflicht. Sie entfällt bei B2C-Umsätzen (Rechnungen an Endkunden), Umsätzen von oder an ausländische Unternehmen und steuerfreien Umsätzen gemäß § 4 Nr. 8-29 UStG. In diesen Fällen ist das Ausstellen einer Rechnung freiwillig.
Auch bei umsatzsteuerlicher Pflicht zur Rechnungserteilung ist in folgenden Fällen keine E-Rechnung erforderlich:
- Kleinbeträgen (bis 250 Euro)
- Fahrausweisen
- Kleinunternehmerleistungen
- Leistungen an nicht-unternehmerische juristische Personen (z.B. Vereine)
- bestimmten Endverbraucherleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken.
Hier sind alternative Rechnungsformen im PDF-Format oder Papierrechnungen möglich.
Sollten Sie Unterstützung bei der Einordnung Ihres Unternehmens benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden.
Falls die genannten Erleichterungen für Sie nicht infrage kommen, stellen wir Ihnen unter dem Punkt "Technische Umsetzung" Lösungsmöglichkeiten für Ihr Unternehmen vor.
Erleichterungen beim Empfang
Da das gesetzgeberische Ziel nur über eine flächendeckende Verwendung der E-Rechnung erreicht werden kann, sind keine Ausnahmen oder Erleichterungen vorgesehen.
Jeder inländischer Unternehmer muss ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg für E-Rechnungen vor, um Flexibilität zu gewährleisten. Mögliche Wege sind E-Mail, elektronische Schnittstellen, zentraler Speicherzugriff, USB-Stick oder Internetportal-Download. Der konkrete Übermittlungsweg wird zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien festgelegt.
Technische Umsetzung
Damit Unternehmen, Ärzte und auch Sie als Privatperson mit einer Photovoltaikanlage oder einer vermieteten Wohnung ab 2025 für die E-Rechnung gerüstet sind, ist es notwendig, die richtigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Der Q-Hub der Quadrilog Beratergruppe unterstützt Sie nicht nur bei den steuerlichen Anforderungen, sondern auch in den technischen Aspekten.
Sie sollten in einem ersten Schritt den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen. Dazu genügt ein E-Mail-Postfach, das Sie dem Rechnungsaussteller mitteilen.
Für viele Unternehmer und Privatpersonen, die ihre Bücher elektronisch mit Hilfe eines Software-Programms führen, wurden die weiteren Schritte nach dem Empfang, nämlich insbesondere die Verarbeitung und Archivierung eingehender Rechnungen sowie u.U. auch die Erstellung von Ausgangs-E-Rechnungen bereits integriert. Dazu können Sie uns gerne ansprechen.
Auch kleine Unternehmen und Privatpersonen ohne elektronische Buchführung sollten weiterhin rechtssicher agieren können, nämlich technisch in der Lage sein, alle E-Rechnungen, egal welchen Formats, empfangen und lesen zu können. Insbesondere möchten wir darauf hinweisen, dass zumindest für die Finanzverwaltung der Inhalt der Rechnung im ZUGFeRD- oder X-Format maßgebend sein wird. Aus unserer Sicht besteht für Sie ein Risiko, dass die in der E-Mail sichtbare PDF-Rechnung von der eigentlichen Rechnung abweicht. Deshalb sollten Sie Voraussetzungen schaffen, um die digitalen Rechnungsinhalte ebenfalls lesbar zu machen. Auch mit Blick in die Zukunft, in der die gesetzlichen Pflichten im Zusammenhang mit der E-Rechnung ausgeweitet werden, sowie, um die E-Rechnung langfristig als Chance zur Effizienzsteigerung sowie Möglichkeit zur Kosten- und Zeitersparnis nutzen zu können, empfehlen wir, dass Sie Ihr Unternehmen in einem nächsten Schritt auf einer E-Rechnungsplattform registrieren und die dort verfügbaren Angebote je nach Ihrem individuellen Bedarf in Anspruch zu nehmen.
Praktische Umsetzung
Aktuell gibt es auf dem Markt kostengünstige oder sogar kostenlose Angebote von verschiedenen Anbietern.
Vorstellen möchten wir Ihnen hier in Grundzügen das Angebot der DATEV, andere Anbieter werden voraussichtlich ein ähnliches Angebot zur Verfügung stellen.
Zunächst benötigen Sie ein DATEV-Konto sowie ein DATEV E-Rechnungspostfach. Dazu ist eine einmalige Registrierung auf der sog. DATEV E-Rechnungsplattform sowie eine Identifizierung nötig. Damit haben Sie, unabhängig davon, ob Sie weitere Dienstleistungen der DATEV in Anspruch nehmen, die technischen Voraussetzungen geschaffen, Eingangs-E-Rechnungen losgelöst vom Format empfangen und lesen zu können.
Diese Leistungen sind bis 30.06.2025 und anschließend für bis zu 25 Eingangsrechnungen pro Monat kostenfrei.
Zusätzlich wird Ihnen angeboten, E-Rechnungen auch selber erstellen zu können. Solange Sie nicht gesetzlich verpflichtet sind, E-Rechnungen zu schreiben, bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie diese Option in Anspruch nehmen.
Damit stellen Sie ohne größere organisatorische Veränderungen Rechtssicherheit her und bereiten Ihr Unternehmen auf zukünftige Entwicklungen vor.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung stellt nicht nur größere Unternehmen vor neue Herausforderungen. Auch kleinere Unternehmen wie PV-Anlagen-Besitzer, Vermieter, Ärzte o.ä. sind von den neuen Pflichten betroffen.
Aber auch für sie bieten sich erhebliche Chancen für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen.
Wir als Quadrilog Beratergruppe möchten Sie bei den neuen Entwicklungen, die mit der Einführung der E-Rechnung auf Sie zukommen, unterstützen.
Kontaktieren Sie uns gerne!
