Meldepflicht für Kassensysteme ab 01.01.2025: Was Unternehmen wissen müssen
Am 1. Januar 2025 ist in Deutschland eine neue Regelung zur Meldepflicht für elektronische Kassensysteme in Kraft getreten. Diese betrifft insbesondere Unternehmen, die elektronische Kassensysteme oder Registrierkassen nutzen. Ziel ist es, die Transparenz im Kassenwesen zu erhöhen. Doch was genau bedeutet die neue Meldepflicht und was müssen Unternehmen mit Kassensystemen jetzt beachten?
Hintergrund der neuen Meldepflicht
Die Einführung der Meldepflicht ist Teil der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), die bereits seit Januar 2020 verbindlich ist. Im Rahmen dieser Verordnung wurden unter anderem technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) für Kassensysteme vorgeschrieben, um Manipulationen zu verhindern. Kassensysteme müssen spätestens seit 2023 mit einer TSE ausgestattet sein. Grundsätzlich sind dem zuständigen Finanzamt bereits seit dem Jahr 2021 Art und Anzahl der im Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und Angaben zu den TSE mitzuteilen. Rechtsgrundlage ist § 146a der Abgabenordnung (AO). Die Möglichkeit der elektronischen Meldung wurde allerdings erst jetzt durch die Finanzbehörden geschaffen. Hierüber informierte die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024. Mit der Meldepflicht wird nun ein weiterer Schritt der Kassensicherungsverordnung umgesetzt: Alle Kassensysteme müssen ab 2025 bei den Finanzbehörden registriert werden.
Wer ist betroffen?
Von der Meldepflicht sind alle Unternehmer betroffen, die ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse verwenden. Auch mobile Kassensysteme, beispielsweise in der Gastronomie, sind meldepflichtig. Unternehmen, die ausschließlich offene Ladenkassen verwenden, sind von der Regelung nicht betroffen.
Was muss gemeldet werden?
Unternehmen müssen vor allem folgende Informationen an die Finanzbehörden übermitteln (eine detaillierte Auflistung findet sich in § 146a Abs. 4 AO):
- Angaben zum Kassensystem: Marke, Modell und Seriennummer des Kassensystems
- Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): Informationen zur eingesetzten TSE, einschließlich Zertifikatsnummer
- Standort der Kasse: Der Ort, an dem das Kassensystem genutzt wird
- Inbetriebnahme und Änderungen: Datum der Inbetriebnahme und alle relevanten Änderungen (z. B. ein Austausch der TSE)
Hierbei ist es unerheblich, ob das Kassensystem gekauft oder geleast wird. Auch die Außerbetriebnahme bzw. das Leasingende ist zu melden.
Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte in einer einheitlichen Mitteilung zu übermitteln.
Die Übermittlung der Daten erfolgt ab dem 1. Januar 2025 elektronisch über das Online-Portal „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle.
Bis wann muss gemeldet werden?
Die Finanzverwaltung gewährt für die Meldung eine Übergangsfrist. Somit ergeben sich die folgenden Fristen:
- Bestehende Kassensysteme, die bereits vor dem 01.07.2025 im Einsatz sind, sind bis zum 31. Juli 2025 zu melden
- Neue Kassensysteme, die ab dem 01.07.2025 zum Einsatz kommen oder außer Betrieb genommen werden, sind innerhalb eines Monats zu melden.
Hinweis:
Wenn ein elektronisches Kassensystem vor dem 01. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wird, ist eine Meldung der Außerbetriebnahme nur erforderlich, wenn vorher eine Meldung der Inbetriebnahme erfolgt ist. Wird das System ab dem 01. Juli 2025 ausgetauscht bzw. außer Betrieb genommen, ist zuvor zunächst die Inbetriebnahme des Systems zu melden.
Die Regelung gilt grundsätzlich auch für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Zu Ausnahmen siehe BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024.
Folgen bei Nichtbeachtung
Wer die Meldepflicht versäumt oder falsche Angaben macht, riskiert Bußgelder. Zudem könnten die Finanzbehörden bei Betriebsprüfungen die Buchführung beanstanden, was im schlimmsten Fall zu einer Hinzuschätzung bei den Umsätzen führen könnte.
Praktische Tipps für Unternehmen
- Frühzeitige Vorbereitung: Prüfen Sie rechtzeitig, ob Ihre Kassensysteme über eine TSE verfügen und ob alle relevanten Informationen bereitstehen.
- Kontakt mit dem Hersteller: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter Ihnen die notwendigen technischen Daten zur Verfügung stellt.
- Registrierung prüfen: Informieren Sie sich über das Meldeportal der Finanzbehörden und registrieren Sie Ihre Kassensysteme rechtzeitig.
- Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie bei Bedarf sicher, dass auch alle relevanten Mitarbeiter Ihres Unternehmens über die neuen Anforderungen informiert sind.
Fazit
Die neue Meldepflicht für Kassensysteme soll mehr Transparenz im Kassenwesen schaffen und ist Teil der Umsetzungsmaßnahmen der Kassensicherungsverordnung. Die Meldepflicht wird insbesondere zu Beginn zu zusätzlichem bürokratischem Aufwand für Unternehmer führen und diese damit vor Herausforderungen stellen. Die Meldepflichtet bietet aber bei rechtzeitiger Umsetzung auch Vorteile wie eine höhere Rechtssicherheit der Kassensysteme.
Schieben Sie daher die Meldung Ihrer Kassensysteme nicht auf, sondern erledigen Sie die gesetzlichen Pflichten direkt zu Beginn des Jahres 2025. Wer vorbereitet ist, vermeidet unnötige Risiken und startet sorgenfrei ins neue Jahr. Gerne können wir Sie bei der Meldung Ihrer Kassensysteme unterstützen. Sprechen Sie uns gerne an!
